مسئول دفتر
برنامه ریزی اداری کلیه مناسبات و مدیریت اطلاعات، مکاتبات و جلسات را بر عهده داشته و زیر نظر معاون فرهنگی انجام وظیفه می نماید.
“شرح وظیفه:”
۱- مدیریت مکاتبات و مراسلات اداری از طریق:
الف. دریافت نامه ها، اوراق، پرونده و سایر مکاتبات رسیده به محل خدمت و ثبت خلاصه و بایگانی در دفتر و سیستم رایانه
ب. تفکیک و توزیع نامه ها و گزارش ها و سایر مکاتبات بین افراد و پیگیری امور محوله
ج. تهیه نسخه های پشتیبان و کپی از مجموعه سوابق
د. تایپ نامه های با قید فوریت
۲- مدیریت اطلاع رسانی و روابط عمومی حوزه معاونت از طریق:
الف.پاسخ گویی به مکالمات تلفنی
ب.پاسخ گویی و هدایت مراجعین
۳- هماهنگی و برنامه ریزی جلسات از طریق:
الف. تنظیم فهرست جلسات، ارسال دعوت نامه برای جلسات و اطلاع رسانی و تنظیم وقت ملاقات
ب. آماده سازی سوابق مربوط به جلسات گذشته
ج. ارسال صورت جلسات با هماهنگی مافوق
۴- تهیه و تنظیم گزارش روزانه
۵- ارتباط و تعامل با دفتر مدیران زیر مجموعه معاونت
۶- انجام سایر امور محوله